Wie ein Großhändler seine Zahlen jeden Morgen um sechs bekommt
Wie ein Großhändler mit 90.000 Rechnungen im Monat Umsatz, Rohertrag und offene Posten jeden Morgen um 06:00 per E-Mail bekommt.
Ausgangslage
Ein Lebensmittel-Großhändler, zehn Lager, 33 Nutzer im System, rund 90.000 Rechnungen im Monat. Umsatz kannte die Geschäftsführung aus dem ERP, wenn sie danach suchte. Rohertrag, offene Posten und Lagerwert kamen mit Wochen Verzögerung aus der Buchhaltung. Entscheidungen über Einkauf und Preise wurden mit Zahlen getroffen, die einen Monat alt waren.
Was wir gebaut haben
Einen Bericht, der nicht geöffnet werden muss, sondern kommt. Jeden Tag um 06:00 Uhr liest ein geplanter Job die Belege, Lagerbuchungen und Buchungen des Vortags direkt aus der Datenbank und schickt eine E-Mail an die Geschäftsführung:
- Umsatz und Rohertrag des Vortags, mit Vergleich zum gleichen Wochentag der Vorwoche
- Offene Forderungen und Verbindlichkeiten mit den größten Positionen
- Die zehn umsatzstärksten Artikel und die zehn mit der niedrigsten Marge
- Lagerwert und auffällige Bewegungen
- Warnungen: Verkäufe unter Einkaufspreis, negative Bestände, Belege ohne Kunde
Dazu ein Dashboard mit denselben Zahlen für den Blick zwischendurch. Die Berechnung ist so gebaut, dass sie auf einer Datenbank mit über vier Millionen Lagerbuchungen in Sekunden läuft; die erste Version brauchte Minuten, weil sie auf einem nicht indizierten Datumsfeld filterte.
Eine Lehre daraus, die wir seitdem bei jeder Einführung prüfen: Der Rohertrag muss auf der Lagermengeneinheit gerechnet werden. Wer Kartons kauft und Stück verkauft, sieht sonst eine fünffach zu hohe Marge.
Was sich verändert hat
Die E-Mail ist heute die meistgenutzte Funktion des gesamten Systems. Nicht der Bericht im ERP, sondern die Mail, die morgens im Auto gelesen wird. Preisänderungen und Nachbestellungen werden am selben Tag entschieden, nicht am Monatsende. Und weil jeder Morgen dieselben Zahlen zeigt, fallen Ausreißer sofort auf: eine Kasse mit Differenz, ein Kunde, der nicht mehr bestellt, ein Artikel unter Einkaufspreis.
Für Sie
Der Morgenbericht ist als eigenständiges Werkzeug erhältlich. Er braucht Verkäufe, Einkaufspreise und Kassenzählung des Vortags; das liefert auch ein fremdes Kassensystem als Export. Morgenbericht anfragen
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Alimerdan Rahimov
Betreibt acht ERPNext-Systeme im laufenden Betrieb, darunter einen Supermarkt mit 1.300 Bons am Tag, einen Großhändler mit 90.000 Rechnungen im Monat und einen Fitnessclub mit 1.270 Mitgliedern. Richtet ERPNext ein, entwickelt die Werkzeuge dazu und ist selbst der Ansprechpartner.