Vom Webformular zum Vorgang: ERPNext bei Schmidt & Schmidt

Kennen Sie das?

• Eine Anfrage kommt über das Formular auf der Website. Jemand tippt sie in eine Liste, jemand anderes legt den Vorgang an, eine dritte Person fragt per E-Mail nach dem Stand.
• Behördengebühren, Kurierkosten und Provisionen stehen in drei verschiedenen Dateien. Wie viel ein einzelner Auftrag am Ende gebracht hat, weiß niemand genau.
• Originalurkunden liegen im Haus, und die Frage „Wo ist gerade die Urkunde von Kunde X?“ kostet einen Rundgang durch drei Büros.

Ausgangslage

Schmidt & Schmidt (schmidt-export.de) besorgt seit 2011 Apostillen und konsularische Legalisationen ausländischer Urkunden, Handelsregister- und Grundbuchauszüge, EAC-Zertifikate für Kasachstan und die Eurasische Wirtschaftsunion sowie beglaubigte Übersetzungen. Über 100 Länder, mehr als 10.000 abgeschlossene Vorgänge, vier Büros in Passau, Astana, Ankara und Shanghai, eine Website in neun Sprachen.

Die Arbeit lief in Excel, Google Docs und E-Mail-Threads. Kein Büro sah den Stand des anderen. Kosten je Vorgang waren nicht sauber zuzuordnen, Rechnungen wurden von Hand geschrieben, und jede Anfrage von der Website musste abgetippt werden, bevor jemand mit ihr arbeiten konnte.

Was wir gebaut haben

1. Website-Anbindung. Die vier Anfrageformulare der Website (Legalisation und Apostille, EAC-Zertifizierung, Firmenauskunft, Kontakt) übergeben jede Anfrage über die Schnittstelle direkt an ERPNext. Aus Herkunftsland, Zielland, Anzahl der Dokumente und dem hochgeladenen Anhang entsteht ein Lead mit Leistung, Land und zuständigem Büro. Der Absender bekommt eine Eingangsbestätigung, die Sachbearbeiterin sieht die Anfrage in ihrer Liste. Niemand tippt ab, keine E-Mail geht verloren. Die Website selbst bleibt, was sie ist: ein Drupal-System.
2. Vorgänge statt E-Mail-Threads. Jeder Auftrag hat einen Status (Eingegangen, In Bearbeitung, Fertig, Versendet), einen Kunden, ein Land, eine Leistung und eine verantwortliche Person. Alle vier Büros arbeiten auf derselben Liste.
3. Rechnung, Zahlung, Mahnung. Rechnungen entstehen aus Leistungsvorlagen, Zahlungen werden abgeglichen, überfällige Rechnungen laufen automatisch durch ein gestuftes Mahnwesen. Die Auswertung nach Land und Leistung enthält Behördengebühren, Kurier und Provisionen, also die echte Marge.
4. Urkunden im Haus. Ein- und Ausgang von Originalen werden protokolliert, jedes Dokument bekommt einen QR-Code, jede Bewegung einen Namen und eine Uhrzeit.
5. Anbindungen. E-Mail-Benachrichtigungen bei Statuswechsel, Nextcloud und Google Drive für Dateien, DHL- und FedEx-Sendungsverfolgung direkt im Vorgang.
6. Zeiterfassung je Vorgang und Mitarbeiter, damit Aufwand und Auslastung messbar sind.

Was sich verändert hat

• Die Bearbeitungszeit je Vorgang ist um rund 40 Prozent gesunken.
• Aus einer Website-Anfrage wird in Sekunden ein Vorgang. Die Antwort an den Kunden geht am selben Tag raus.
• Vier Büros sehen denselben Stand. Rechnungsfehler sind seltener, und die Marge je Land und Leistung steht im Bericht statt im Bauchgefühl.

Was das kostet

Ein bestehendes Formular an ERPNext anzubinden ist ein Projekt von wenigen Tagen, nicht Monaten: Felder abbilden, Zielbüro und Eingangsbestätigung festlegen, testen. Wir nennen einen Festpreis, nachdem wir Ihre Formulare gesehen haben. Hosting und Betreuung laufen monatlich. Preise ansehen

Häufige Einwände

Unsere Website läuft auf WordPress, Drupal oder TYPO3, nicht auf ERPNext. Das bleibt so. Das Formular schickt seine Daten zusätzlich an die Schnittstelle, der Rest der Website merkt davon nichts.

Und der Datenschutz? Die Daten gehen verschlüsselt an Ihre eigene ERPNext-Instanz, ohne Umweg über ein fremdes CRM. Die Einwilligungen aus dem Formular werden mit dem Lead gespeichert.

Was passiert, wenn ihr ausfallt? ERPNext ist Open Source. System und Daten gehören Ihnen, die Anbindung ist dokumentiert, und jeder ERPNext-Dienstleister kann sie weiterführen.

Für Sie

Wenn Anfragen bei Ihnen per Formular oder E-Mail eintreffen und danach jemand abtippt: Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten an Ihrem eigenen Formular, wie daraus ein Vorgang wird. 30-Minuten-Demo vereinbaren oder +49 851 226 083 01.

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