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Fitnessstudio-Software: Mitglieder, Check-in und Kasse in einem System

Wie ein Fitnessclub Mitgliedschaften, Check-in, Kurse und Thekenkasse mit ERPNext zusammengelegt hat: 1.270 Mitglieder nach sechs Wochen.

6. September 2026 · 3 Minuten Lesezeit

Ein Fitnessstudio braucht drei Dinge, die selten in einer Software zusammenkommen: eine Mitgliederverwaltung mit Verträgen und Beiträgen, einen Check-in am Eingang und eine Kasse für Getränke, Supplements und Kurse. Die meisten Studios lösen das mit zwei oder drei Programmen und einer Excel-Tabelle dazwischen. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Fitnessclub alle drei Bereiche in ERPNext zusammengelegt hat, was in den ersten sechs Wochen passiert ist und was das für andere Studios bedeutet.

Die Ausgangslage

Der Club hatte eine Mitgliederliste in einer Tabelle, Barzahlungen im Kassenbuch und einen Check-in per Zuruf an der Theke. Die Fragen, die der Inhaber jeden Monat nicht beantworten konnte: Wie viele Mitglieder sind wirklich aktiv? Wer hat nicht bezahlt? Welche Kurse laufen, welche nicht? Wie viel Umsatz macht die Theke?

Was aufgebaut wurde

Wir haben ERPNext um eine Studio-Erweiterung ergänzt, die auf dem Frappe-Framework läuft. Sie ergänzt die Standardmodule Verkauf, Kasse und Buchhaltung um das, was ein Studio konkret braucht:

Mitgliedschaften mit Laufzeit, Beitrag, Pausen und automatischer Verlängerung. Jede Mitgliedschaft erzeugt eine Rechnung, jede Zahlung landet in der Buchhaltung.
Check-in am Eingang über Mitgliedsnummer oder Karte. Das System prüft, ob die Mitgliedschaft aktiv und bezahlt ist, und zeigt Name, Foto und Status. Abgelaufene Mitgliedschaften werden sofort sichtbar.
Kurse und Trainer mit Kursplan, Buchungen, Teilnehmerlisten und Abrechnung je Trainer.
Kasse für Theke und Shop, mit Barcode, Kartenzahlung und Schichtabschluss. Mitglieder können auf ihr Konto kaufen.
Tagesbericht als PDF an die Geschäftsführung: Umsatz je Bereich, Neumitglieder, Check-ins, offene Beiträge.

Die ersten sechs Wochen in Zahlen

Der Club ging im Juli 2026 live. Nach sechs Wochen standen 1.270 Mitglieder im System, davon der größte Teil in den ersten Tagen übernommen und der Rest neu abgeschlossen. Der Check-in verzeichnet rund 1.400 Besuche pro Monat. Der wichtigste Effekt war nicht die Technik, sondern die Klarheit: Zum ersten Mal konnte der Inhaber am Monatsende sagen, wie viele Mitglieder aktiv sind, wie viele in Verzug, und welcher Kurs sich trägt.

Zwei Dinge haben wir dabei gelernt:

Der Check-in muss in zwei Sekunden gehen. Am Eingang steht morgens eine Schlange. Alles, was länger dauert als Karte auflegen und grünes Licht, wird umgangen. Deshalb läuft der Check-in als eigene, schnelle Oberfläche und nicht im normalen ERP-Formular.

Mitgliedschaft und Kasse gehören in ein Konto. Wenn ein Mitglied an der Theke kauft, soll das auf demselben Kundenkonto landen wie der Beitrag. Sonst bleibt die Frage "Was bringt mir dieses Mitglied?" unbeantwortet.

Was das kostet

ERPNext ist Open Source, es fallen keine Lizenzkosten pro Mitglied oder Nutzer an. Für ein Studio mit einem Standort liegt die Einführung bei 5.000 €, inklusive Übernahme der Mitgliederdaten, Einrichtung von Check-in und Kasse, Schulung und 30 Tagen Begleitung. Der Betrieb in unserer Cloud kostet 99 € pro Monat mit Hosting in der EU, täglicher Sicherung und Updates. Ein Tablet am Eingang und ein Bondrucker an der Theke reichen als Hardware.

Für welche Studios sich das lohnt

Für ein Studio mit 100 Mitgliedern und einem Trainer reicht eine einfache Mitglieder-App. Ab einigen hundert Mitgliedern, eigener Theke und Kursbetrieb wird der Abgleich zwischen Programmen zum täglichen Zeitfresser. Dann rechnet sich ein System, in dem Mitgliedschaft, Check-in, Kasse und Buchhaltung dieselben Daten nutzen.

Wir zeigen Ihnen das System des Clubs in einer halben Stunde live. Demo anfragen oder die Preise ansehen.