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ERPNext im Großhandel: Preislisten, Einkauf und Lager in einem System

Im Großhandel entscheidet sich der Gewinn selten an der Kasse, sondern im Einkauf, in den Preislisten und im Lager. Wer Ware in Kartons einkauft, an Wiederverkäufer in Gebinden und an Endkunden in

13. September 2026 · 3 Minuten Lesezeit

Im Großhandel entscheidet sich der Gewinn selten an der Kasse, sondern im Einkauf, in den Preislisten und im Lager. Wer Ware in Kartons einkauft, an Wiederverkäufer in Gebinden und an Endkunden in Stück verkauft, mehrere Lager führt und für jede Kundengruppe eigene Preise pflegt, stößt mit einer einfachen Warenwirtschaft schnell an Grenzen. Dieser Beitrag zeigt, was ERPNext im Großhandel leistet, wo die typischen Fallen liegen und was die Einführung kostet. Die Beobachtungen stammen aus Großhandelssystemen, die wir mit ERPNext betreiben.

Was ein Großhändler vom ERP braucht

Mehrere Preislisten je Kundengruppe, die sich beim Wareneingang aus dem Einkaufspreis neu berechnen.
Mengeneinheiten wie Karton, Gebinde und Stück mit festen Umrechnungen, in Einkauf, Lager und Verkauf.
Bestellvorschläge aus dem tatsächlichen Abverkauf und der Reichweite, nicht aus dem Bauchgefühl.
Mehrere Lager mit Umlagerungen, Inventur per Handy und Beständen in Echtzeit.
Offene Posten und Kreditlimits je Kunde, damit niemand über sein Limit hinaus beliefert wird.
Tägliche Zahlen: Umsatz, Rohertrag und Bestand, ohne dass jemand eine Tabelle zusammenbaut.

ERPNext bringt Einkauf, Verkauf, Lager und Buchhaltung in einem System mit. Preislisten, Mengeneinheiten, mehrere Lager und Kreditlimits gehören zum Standard. Was fehlt, sind meist die Abläufe dazwischen: wann Preise neu berechnet werden, wer bestellt und welche Zahlen morgens auf dem Tisch liegen.

Aus dem Betrieb: vier Beobachtungen

Preislisten gehören an den Wareneingang. Ein Distributor, den wir betreuen, pflegt sieben Preislisten. Das System berechnet alle sieben Preise, sobald die Einkaufsrechnung erfasst ist, statt dass jemand sie nach jeder Lieferung von Hand nachzieht. Wie das funktioniert

Die Marge stimmt nur, wenn die Mengeneinheit stimmt. Wer im Karton einkauft und im Stück verkauft, sieht in manchen Auswertungen eine viel zu hohe Marge, weil der Bericht mit der verkauften Menge statt mit der Lagermenge rechnet. In einem Fall lag der Unterschied beim Fünffachen. Wir prüfen diese Umrechnung bei jeder Einführung zuerst.

Bestellen nach Zahlen spart Kapital. Statt nach Gefühl nachzubestellen, bekommt der Einkauf einen Vorschlag je Lieferant: was sich in den letzten Wochen verkauft hat, wie lange der Bestand noch reicht und was davon unterwegs ist. Bestellen nach Zahlen statt nach Gefühl

Viele Buchungen brauchen gepflegte Auswertungen. Bei einem Lebensmittel-Großhändler mit zehn Lagern und 33 Nutzern sind über vier Millionen Lagerbuchungen zusammengekommen. Ab dieser Größe werden Standardberichte langsam, wenn sie über die falschen Felder filtern. Wir passen Berichte und Indizes an, damit Auswertungen und der Morgenbericht um sechs Uhr auch bei dieser Datenmenge schnell bleiben.

E-Rechnung: im Großhandel ein Pflichtthema

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im Geschäft mit anderen Unternehmen selbst E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr.

ERPNext erzeugt diese Formate nicht von Haus aus. Dafür gibt es Open-Source-Erweiterungen, die wir bei einer Einführung in Deutschland mit einplanen.

Was kostet ERPNext im Großhandel?

ERPNext ist Open Source, es fallen keine Lizenzgebühren pro Nutzer an. Kosten entstehen für die Einführung und den Betrieb:

Einführung ab 5.000 € für einen Standort mit Standardmodulen. Mit mehreren Lagern, eigenen Preisregeln und Schnittstellen liegen Projekte meist zwischen 10.000 und 20.000 €.
Betrieb in unserer Cloud ab 99 € pro Monat, mit Hosting in der EU, täglicher Sicherung und Updates.
Anpassungen wie eigene Berichte oder Preislogik nach Aufwand, zu 90 € pro Stunde.

Ob ERPNext oder Odoo besser zu Ihrem Großhandel passt, zeigt unser Praxisvergleich.

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