ERPNext-Implementierungsleitfaden für Dienstleistungsunternehmen

1 Unternehmenseinrichtung

Beginnen Sie mit der Eingabe Ihrer Unternehmensdaten, einschließlich Firmenname, Adresse, Steuerinformationen und Standardwährung.

1. Navigieren Sie zu Einrichtung > Unternehmen > Neues Unternehmen
2. Geben Sie Ihren Firmennamen, Abkürzung und weitere Details ein
3. Legen Sie Standardwährung und Geschäftsjahr fest
4. Geben Sie Unternehmensadresse und Kontaktinformationen ein
5. Richten Sie den Kontenplan ein (Sie können die Standardvorlage für Dienstleistungen verwenden)

2 Benutzer- und Berechtigungskonfiguration

Erstellen Sie Benutzer für Ihre Teammitglieder und weisen Sie entsprechende Rollen und Berechtigungen zu.

1. Gehen Sie zu Einrichtung > Benutzer > Benutzer
2. Klicken Sie auf "Neu", um einen neuen Benutzer zu erstellen
3. Geben Sie E-Mail, Vorname und Nachname ein
4. Weisen Sie Rollen basierend auf den Arbeitsaufgaben zu:
   • Verkaufsbenutzer/-manager für Vertriebsmitarbeiter
   • Buchhaltungsbenutzer/-manager für Buchhaltungspersonal
   • Systemmanager für Administratoren
   • Einkaufsbenutzer für Beschaffungspersonal

3 Einrichtung von Dienstleistungskategorien

Definieren Sie Kategorien für Ihre Dienstleistungen, um Ihren Servicekatalog besser zu organisieren.

1. Gehen Sie zu Lager > Einrichtung > Artikelgruppe
2. Erstellen Sie Dienstleistungskategorien unter der Gruppe "Dienstleistungen"
3. Für ein Legalisation-Serviceunternehmen könnten Sie Kategorien wie erstellen:
   • Dokumentenbeglaubigung
   • Visaservice
   • Firmenregistrierung
   • Notardienstleistungen
   • Übersetzungsservice

4 Geschäftsjahr und Buchungsperiode

Konfigurieren Sie Ihr Geschäftsjahr und Buchungsperioden entsprechend Ihren Finanzberichtsanforderungen.

1. Navigieren Sie zu Buchhaltung > Einrichtung > Geschäftsjahr
2. Richten Sie Ihr Geschäftsjahr mit Start- und Enddatum ein
3. Erstellen Sie bei Bedarf Buchungsperioden innerhalb des Geschäftsjahres

5 Globale Einstellungen

Konfigurieren Sie globale Einstellungen, die das systemweite Verhalten beeinflussen.

1. Gehen Sie zu Einrichtung > Einstellungen > Systemeinstellungen
2. Legen Sie Datums- und Zahlenformate fest
3. Konfigurieren Sie E-Mail-Einstellungen für Benachrichtigungen
4. Legen Sie Standardsprache und Zeitzone fest

1 Lead-Erstellung und -Verwaltung

Erstellen und verfolgen Sie potenzielle Kunden, die Interesse an Ihren Dienstleistungen gezeigt haben.

1. Gehen Sie zu CRM > Lead > Neuer Lead
2. Geben Sie Lead-Details ein:
   • Name der Person oder Organisation
   • Kontaktinformationen (E-Mail, Telefon)
   • Lead-Herkunft (z.B. Website, Empfehlung, Werbung)
   • Status (z.B. Offen, Beantwortet, Verkaufschance)
   • Notizen zu den anfänglichen Anforderungen
3. Speichern Sie den Lead zur Verfolgung in Ihrer CRM-Pipeline

2 Umwandlung von Lead in Verkaufschance

Wenn ein Lead ernsthaftes Interesse zeigt, wandeln Sie ihn in eine Verkaufschance um, um den potenziellen Verkauf zu verfolgen.

1. Öffnen Sie den Lead-Datensatz, den Sie konvertieren möchten
2. Klicken Sie auf "Erstellen" und wählen Sie "Verkaufschance"
3. Im Verkaufschance-Formular:
   • Wählen Sie den Verkaufschance-Typ (Verkauf, Support, etc.)
   • Geben Sie das erwartete Abschlussdatum ein
   • Fügen Sie detaillierte Anforderungen hinzu
   • Weisen Sie einen Vertriebsmitarbeiter zu
4. Speichern Sie die Verkaufschance

3 Erstellung eines Angebots

Erstellen Sie ein formelles Angebot für die vom potenziellen Kunden angefragten Dienstleistungen.

1. Klicken Sie in der Verkaufschance auf "Erstellen" und wählen Sie "Angebot"
2. Wählen Sie die entsprechende Angebotsserie
3. Fügen Sie Dienstleistungspositionen mit Beschreibungen und Preisen hinzu
4. Fügen Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen hinzu
5. Wenden Sie Steuern an, falls zutreffend
6. Speichern und senden Sie das Angebot
7. Versenden Sie es direkt aus ERPNext per E-Mail an den Kunden

4 Umwandlung von Lead in Kunde

Sobald ein Lead ein Angebot annimmt, wandeln Sie ihn in einen Kunden im System um.

1. Öffnen Sie den Lead-Datensatz
2. Klicken Sie auf "Erstellen" und wählen Sie "Kunde"
3. Füllen Sie zusätzliche Kundendetails aus:
   • Kundengruppe (Unternehmen, Privatperson, etc.)
   • Region
   • Kreditlimit und Zahlungsbedingungen
   • Steuer-ID und andere Compliance-Informationen
4. Speichern Sie den Kundendatensatz

5 Verwaltung von Kundendatensätzen

Pflegen Sie umfassende Kundendatensätze für zukünftige Engagements.

1. Fügen Sie bei Bedarf mehrere Ansprechpartner für den Kunden hinzu
2. Konfigurieren Sie kundenspezifische Preise, falls zutreffend
3. Richten Sie benutzerdefinierte Felder für dienstleistungsspezifische Informationen ein
4. Verwalten Sie Dokumente wie Verträge und Vereinbarungen als Anhänge

1 Erstellung und Verwaltung von Angeboten

Erstellen Sie detaillierte Angebote für Ihre Dienstleistungen mit präzisen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

1. Gehen Sie zu Verkauf > Angebot > Neues Angebot
2. Wählen Sie Kunde oder Lead
3. Fügen Sie Dienstleistungspositionen mit Beschreibungen hinzu:
   • Für Legalisation-Services: Geben Sie Dokumententypen, Länder, Bearbeitungszeit an
   • Für Beratungsdienstleistungen: Geben Sie Umfang, Liefergegenstände, Zeitplan an
4. Legen Sie Preise fest und gewähren Sie ggf. Rabatte
5. Fügen Sie Zahlungsbedingungen hinzu
6. Fügen Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen hinzu
7. Speichern, senden und per E-Mail an den Kunden versenden

2 Erstellung von Aufträgen

Wenn ein Angebot angenommen wird, wandeln Sie es in einen Auftrag um, um die Dienstleistungsvereinbarung zu formalisieren.

1. Öffnen Sie das gesendete Angebot
2. Klicken Sie auf "Erstellen" und wählen Sie "Auftrag"
3. Überprüfen und passen Sie ggf. Dienstleistungsdetails an
4. Bestätigen Sie das Lieferdatum
5. Fügen Sie ggf. zusätzliche Bedingungen hinzu
6. Speichern und senden Sie den Auftrag

3 Verfolgung der Dienstleistungserbringung

Verwenden Sie Lieferscheine, um die Erbringung von Dienstleistungen zu verfolgen und zu dokumentieren.

1. Klicken Sie im Auftrag auf "Erstellen" und wählen Sie "Lieferschein"
2. Bestätigen Sie die als erbracht zu markierenden Dienstleistungen
3. Fügen Sie ggf. Notizen zur Dienstleistungserbringung hinzu
4. Fügen Sie ggf. relevante Abschlussdokumente als Anhänge hinzu
5. Speichern und senden Sie den Lieferschein

4 Erstellung von Verkaufsrechnungen

Generieren Sie Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen, um Ihre Kunden abzurechnen.

1. Klicken Sie im Auftrag oder Lieferschein auf "Erstellen" und wählen Sie "Verkaufsrechnung"
2. Bestätigen Sie die zu fakturierenden Dienstleistungen und Beträge
3. Legen Sie das entsprechende Buchungsdatum fest
4. Fügen Sie Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum hinzu
5. Wenden Sie Steuern entsprechend Ihrer Steuervorlagen an
6. Speichern, senden und versenden Sie die Rechnung an den Kunden

5 Erfassung von Zahlungen

Erfassen Sie Kundenanzahlungen gegen Rechnungen, um Ihre Buchhaltung aktuell zu halten.

1. Gehen Sie zu Buchhaltung > Zahlungseingang > Neuer Zahlungseingang
2. Wählen Sie den Zahlungstyp (Erhalten)
3. Wählen Sie den Partei-Typ (Kunde) und den Kunden
4. Wählen Sie das Bank- oder Bargeldkonto, auf dem die Zahlung eingegangen ist
5. Klicken Sie auf "Ausstehende Rechnungen abrufen", um unbezahlte Rechnungen anzuzeigen
6. Ordnen Sie die Zahlung der spezifischen Rechnung(en) zu
7. Fügen Sie Referenzdetails wie Schecknummer oder Transaktions-ID hinzu
8. Speichern und senden Sie den Zahlungseingang

1 Lieferantenverwaltung

Richten Sie Ihre Dienstleister und Lieferanten ein und verwalten Sie sie.

1. Gehen Sie zu Einkauf > Lieferant > Neuer Lieferant
2. Geben Sie Lieferantendetails ein:
   • Firmenname und Kontaktinformationen
   • Lieferantengruppe (z.B. Dienstleistungen, Büromaterial)
   • Zahlungsbedingungen
   • Steuerdetails
3. Für Dienstleistungsunternehmen sind wichtige Lieferantentypen:
   • Subunternehmer, die ergänzende Dienstleistungen erbringen
   • Berater und Freiberufler
   • Software- und Technologieanbieter
   • Büro- und Verwaltungslieferanten

2 Erstellung von Bestellungen

Erstellen Sie Bestellungen für Waren und Dienstleistungen, die für Ihren Betrieb erforderlich sind.

1. Gehen Sie zu Einkauf > Bestellung > Neue Bestellung
2. Wählen Sie den Lieferanten
3. Fügen Sie zu bestellende Artikel oder Dienstleistungen hinzu
4. Für Dienstleistungsunternehmen typische Einkäufe:
   • Subunternehmerdienstleistungen (z.B. spezialisierte Legalisation-Services)
   • Büromaterial und -ausstattung
   • Software-Abonnements
   • Professionelle Dienstleistungen (Buchhaltung, Rechtsberatung, etc.)
5. Legen Sie das erforderliche Lieferdatum fest
6. Fügen Sie ggf. besondere Anweisungen hinzu
7. Speichern und senden Sie die Bestellung

3 Erfassung erhaltener Dienstleistungen

Dokumentieren Sie, wann eingekaufte Dienstleistungen erhalten oder abgeschlossen wurden.

1. Klicken Sie in der Bestellung auf "Erstellen" und wählen Sie "Wareneingang"
2. Bestätigen Sie die erhaltenen Dienstleistungen
3. Fügen Sie ggf. Notizen zur Dienstleistungsqualität oder -abschluss hinzu
4. Speichern und senden Sie den Wareneingang

4 Bearbeitung von Lieferantenrechnungen

Erfassen und bearbeiten Sie von Ihren Lieferanten erhaltene Rechnungen.

1. Gehen Sie zu Einkauf > Einkaufsrechnung > Neue Einkaufsrechnung
2. Wählen Sie den Lieferanten
3. Klicken Sie ggf. auf "Artikel aus Bestellung abrufen" oder "Artikel aus Wareneingang abrufen"
4. Überprüfen Sie die Artikel, Mengen und Preise
5. Fügen Sie ggf. zusätzliche Gebühren hinzu
6. Legen Sie das Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum fest
7. Speichern und senden Sie die Einkaufsrechnung

5 Zahlungen an Lieferanten

Erfassen Sie Zahlungen, die an Lieferanten gegen ihre Rechnungen geleistet wurden.

1. Gehen Sie zu Buchhaltung > Zahlungseingang > Neuer Zahlungseingang
2. Wählen Sie den Zahlungstyp (Zahlen)
3. Wählen Sie den Partei-Typ (Lieferant) und den Lieferanten
4. Wählen Sie das Bank- oder Bargeldkonto, von dem die Zahlung geleistet wurde
5. Klicken Sie auf "Ausstehende Rechnungen abrufen", um unbezahlte Rechnungen anzuzeigen
6. Ordnen Sie die Zahlung der spezifischen Rechnung(en) zu
7. Fügen Sie Referenzdetails hinzu
8. Speichern und senden Sie den Zahlungseingang

1 Einrichtung des Kontenplans

Konfigurieren Sie Ihren Kontenplan entsprechend Ihrer Dienstleistungsunternehmensstruktur.

1. Gehen Sie zu Buchhaltung > Kontenplan
2. Überprüfen Sie den Standardkontenplan, der während der Unternehmenseinrichtung erstellt wurde
3. Fügen Sie Konten nach Bedarf für Ihr Dienstleistungsgeschäft hinzu oder ändern Sie sie:
   • Erstellen Sie spezifische Ertragskonten für verschiedene Dienstleistungskategorien
   • Richten Sie Aufwandskonten für Dienstleistungserbringungskosten ein
   • Konfigurieren Sie Subunternehmerkonten, wenn Sie externe Dienstleister nutzen

2 Steuerkonfiguration

Richten Sie die auf Ihre Dienstleistungen anwendbaren Steuern basierend auf Ihrer Gerichtsbarkeit ein.

1. Gehen Sie zu Buchhaltung > Steuern > Verkaufssteuern und -gebühren Vorlage
2. Erstellen Sie Vorlagen für verschiedene Steuerszenarien:
   • Standardsteuersätze für lokale Dienstleistungen
   • Null- oder befreite Steuern für Exportdienstleistungen
   • Sondersteuersätze für bestimmte Dienstleistungskategorien
3. Richten Sie ähnlich Einkaufssteuern und -gebühren Vorlagen für Lieferantenrechnungen ein

3 Geschäftsjahr und Buchungsperiode

Konfigurieren Sie Ihr Geschäftsjahr und Buchungsperioden für Finanzberichte.

1. Gehen Sie zu Buchhaltung > Einrichtung > Geschäftsjahr
2. Richten Sie Ihr Geschäftsjahr mit entsprechenden Start- und Enddaten ein
3. Erstellen Sie bei Bedarf Buchungsperioden (monatlich, vierteljährlich) innerhalb des Geschäftsjahres

4 Einrichtung von Zahlungsbedingungen

Definieren Sie Standardzahlungsbedingungen für Ihre Dienstleistungen.

1. Gehen Sie zu Buchhaltung > Einrichtung > Zahlungsbedingung
2. Erstellen Sie Zahlungsbedingungen, die Ihre Geschäftspraktiken widerspiegeln:
   • Zahlung bei Erhalt
   • Netto 30
   • 50% Vorauszahlung, 50% bei Abschluss
   • Meilensteinbasierte Zahlungen

5 Einrichtung von Finanzberichten

Konfigurieren Sie Finanzberichte zur Verfolgung Ihrer Dienstleistungsunternehmensleistung.

1. Überprüfen Sie Standardfinanzberichte:
   • Gewinn- und Verlustrechnung
   • Bilanz
   • Kapitalflussrechnung
2. Erstellen Sie bei Bedarf benutzerdefinierte Berichte:
   • Dienstleistungskategorie-Rentabilität
   • Kundenrentabilitätsanalyse
   • Projektbasierte Finanzleistung

1 Erstellung von Dienstleistungspositionen

Erstellen Sie Artikel-Datensätze für jede angebotene Dienstleistung.

1. Gehen Sie zu Lager > Artikel > Neuer Artikel
2. Geben Sie den Dienstleistungsnamen und die Beschreibung ein
3. In Artikeldetails:
   • Legen Sie die Artikelgruppe auf die entsprechende Dienstleistungskategorie fest
   • Aktivieren Sie "Ist Dienstleistung" (entscheidend für Dienstleistungsunternehmen)
   • Deaktivieren Sie "Bestand führen", da Dienstleistungen keinen Lagerbestand haben
4. Im Verkaufsabschnitt:
   • Legen Sie den Standardverkaufspreis fest
   • Aktivieren Sie "Preislistenänderung zulassen" für flexible Preisgestaltung
   • Konfigurieren Sie anwendbare Steuern
5. Speichern Sie den Artikel

2 Dienstleistungspreisstruktur

Konfigurieren Sie verschiedene Preisoptionen für Ihre Dienstleistungen.

1. Gehen Sie zu Lager > Preisliste > Neue Preisliste
2. Erstellen Sie Preislisten für verschiedene Szenarien:
   • Standardpreisgestaltung
   • Mengenrabatt-Preisgestaltung
   • Spezielle Kundenpreise
   • Aktionspreise
3. Fügen Sie Dienstleistungspositionen zu jeder Preisliste mit entsprechenden Preisen hinzu

3 Dienstleistungspakete und -bündel

Erstellen Sie gebündelte Dienstleistungsangebote für Paketangebote.

1. Gehen Sie zu Lager > Artikel > Neuer Artikel
2. Erstellen Sie einen neuen Artikel für das Bündel
3. Markieren Sie ihn als Dienstleistung
4. Im Abschnitt "Varianten" wählen Sie "Ist Produktbündel"
5. Nach dem Speichern gehen Sie zum Produktbündel-Dokumententyp, um Komponentendienstleistungen hinzuzufügen

4 Dienstleistungspositionsvorlagen

Erstellen Sie Vorlagen für ähnliche Dienstleistungen mit Variationen.

1. Gehen Sie zu Lager > Artikel > Neuer Artikel
2. Aktivieren Sie "Hat Varianten" für den Master-Vorlagenartikel
3. Definieren Sie Attribute (z.B. Dienstleistungsniveau, Bearbeitungszeit)
4. Erstellen Sie Varianten basierend auf diesen Attributen

5 Dienstleistungsspezifische benutzerdefinierte Felder

Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, um dienstleistungsspezifische Informationen zu verfolgen.

1. Gehen Sie zu Anpassung > Benutzerdefiniertes Feld > Neues benutzerdefiniertes Feld
2. Wählen Sie "Artikel" als Dokumententyp
3. Fügen Sie für Ihre Dienstleistungen relevante Felder hinzu:
   • Bearbeitungszeit
   • Dienstleistungsniveau (Standard, Express, Premium)
   • Erforderliche Dokumente
   • Anwendbare Gerichtsbarkeit

Vollständiger Geschäftszyklus für Dienstleistungsunternehmen

Dienstleistungsverkaufs-Workflow

Der typische Dokumentenfluss für den Verkauf von Dienstleistungen:

1. Lead/Verkaufschance: Erstes Kundeninteresse
2. Angebot: Formales Dienstleistungsangebot mit Preis
3. Auftrag: Bestätigte Dienstleistungsvereinbarung
4. Optional: Projekt: Für komplexe Dienstleistungserbringung
5. Optional: Lieferschein: Dienstleistungsabschlussdokumentation
6. Verkaufsrechnung: Abrechnungsdokument
7. Zahlungseingang: Zahlungsnachweis

Einkaufs-Workflow für Dienstleistungsunternehmen

Der typische Dokumentenfluss für Einkäufe:

1. Materialanforderung: Interne Anfrage für Dienstleistungen
2. Angebotsanfrage: Preisanfrage bei Lieferanten
3. Lieferantenangebot: Preisvorschlag des Lieferanten
4. Bestellung: Formale Bestellung beim Lieferanten
5. Wareneingang: Dokumentation der erhaltenen Dienstleistung
6. Einkaufsrechnung: Lieferantenabrechnung
7. Zahlungseingang: Zahlungsnachweis

Projektbasierter Dienstleistungserbringungs-Workflow

Für komplexe Dienstleistungsengagements, die als Projekte verwaltet werden:

1. Auftrag: Dienstleistungsvertrag
2. Projekt: Vom Auftrag erstellt
3. Aufgaben: Einzelne Dienstleistungskomponenten
4. Zeiterfassung: Zeitverfolgung für abrechenbare Stunden
5. Verkaufsrechnung: Wird basierend auf Projektmeilensteinen oder Zeiterfassungen generiert

Dienstleistungsabonnement-Workflow

Für wiederkehrende Dienstleistungsengagements:

1. Abonnementplan: Dienstleistungspaketdefinition
2. Abonnement: Kundenanmeldung für wiederkehrende Dienstleistung
3. Verkaufsrechnung: Automatisch nach Zeitplan generiert
4. Zahlungseingang: Kann über Zahlungsgateway automatisiert werden

Beste Praktiken für die Einrichtung von Dienstleistungsunternehmen

1. Definieren Sie den Dienstleistungskatalog klar: Erstellen Sie klar definierte Dienstleistungspositionen mit detaillierten Beschreibungen und Attributen
2. Standardisieren Sie Dienstleistungsprozesse: Dokumentieren Sie Standardarbeitsanweisungen für jeden Dienstleistungstyp
3. Richten Sie geeignete Benutzerrollen ein: Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten mit entsprechenden Systemberechtigungen
4. Konfigurieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen: Richten Sie Warnungen für wichtige Ereignisse wie neue Leads, ablaufende Angebote und Zahlungserinnerungen ein
5. Passen Sie Druckformate an: Erstellen Sie professionelle Dokumentenvorlagen, die Ihre Marke widerspiegeln

Beste Praktiken für den täglichen Betrieb

1. Dokumentieren Sie alle Kundeninteraktionen: Verwenden Sie CRM-Tools, um alle Kommunikationen zu protokollieren
2. Verfolgen Sie den Dienstleistungserbringungsstatus: Aktualisieren Sie regelmäßig Projekt- und Aufgabenstatus
3. Folgen Sie dem Dokumentenfluss: Halten Sie die richtige Reihenfolge der Dokumente ein
4. Regelmäßige Backups: Planen Sie automatische Backups Ihrer ERPNext-Daten
5. Überwachen Sie Schlüsselkennzahlen: Verwenden Sie Dashboards zur Verfolgung wichtiger Geschäftsindikatoren

Beste Praktiken für das Finanzmanagement

1. Regelmäßige Abstimmung: Stimmen Sie Bankauszüge wöchentlich oder monatlich ab
2. Zeitnahe Rechnungsstellung: Fakturieren Sie Dienstleistungen prompt nach Abschluss
3. Zahlungsnachverfolgung: Richten Sie automatische Zahlungserinnerungen ein
4. Ausgabenkategorisierung: Kategorisieren Sie Ausgaben korrekt für genaue Berichte
5. Finanzüberprüfung: Überprüfen Sie monatlich wichtige Finanzberichte

Beste Praktiken für das Systemmanagement

1. Regelmäßige Updates: Halten Sie Ihre ERPNext-Installation aktuell
2. Benutzerschulung: Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer angemessen geschult sind
3. Prozessdokumentation: Pflegen Sie Dokumentationen Ihrer ERPNext-Workflows
4. Datenbereinigung: Überprüfen und bereinigen Sie regelmäßig ungenutzte Daten
5. Sicherheitsüberprüfungen: Überprüfen Sie regelmäßig Benutzerberechtigungen und Zugriffsprotokolle